Jak wygląda kontrola skarbowa w firmie?

Kontrola skarbowa w firmie – czy to naprawdę taki straszny wilk?

Dla wielu przedsiębiorców samo słowo „kontrola skarbowa” brzmi jak zapowiedź kłopotów. To naturalne, że towarzyszy jej pewien niepokój. Ale czy rzeczywiście jest się czego obawiać? Odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur mogą sprawić, że to doświadczenie, choć wymagające, nie będzie tak stresujące, jak mogłoby się wydawać. Celem kontroli jest weryfikacja, czy jako podatnik wywiązujesz się prawidłowo ze swoich obowiązków. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez tajniki kontroli skarbowej, rozwiejemy mity i podpowiemy, jak przejść przez nią z podniesioną głową.

Kiedy możesz spodziewać się wizyty skarbówki?

Kontrola skarbowa nie jest dziełem przypadku, choć czasami tak się wydaje. Zazwyczaj wynika z analizy ryzyka, wykrytych nieprawidłowości w deklaracjach lub zgłoszeń od osób trzecich. Istnieją dwa główne scenariusze, w których urząd skarbowy może zapukać do Twoich drzwi.

Zapowiedziana wizyta – co oznacza zawiadomienie?

W większości przypadków urząd skarbowy ma obowiązek powiadomić Cię o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie to otrzymasz pisemnie, zazwyczaj od 7 do 30 dni przed jej planowanym rozpoczęciem. To cenny czas, który możesz wykorzystać na przygotowanie dokumentacji, a nawet na złożenie korekty deklaracji podatkowych, jeśli znajdziesz w nich jakieś błędy. Zawiadomienie musi zawierać konkretne informacje, takie jak oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, Twoje oznaczenie jako kontrolowanego, zakres kontroli oraz pouczenie o prawach i obowiązkach.

Kontrola bez zapowiedzi – czy to możliwe?

Choć zapowiedź to reguła, istnieją sytuacje, w których kontrola może zostać wszczęta bez wcześniejszego zawiadomienia. Dzieje się tak przede wszystkim w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa skarbowego, konieczności zabezpieczenia dowodów lub gdy kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku VAT. Warto pamiętać, że nawet w takiej sytuacji kontrolujący mają obowiązek wylegitymować się i przedstawić upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Przebieg kontroli krok po kroku

Kontrola skarbowa to sformalizowany proces. Znajomość jego etapów pomoże Ci zrozumieć, czego się spodziewać i jak sprawnie przez niego przejść.

Oficjalne rozpoczęcie – co musisz wiedzieć?

Kontrola rozpoczyna się od doręczenia imiennego upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazania legitymacji służbowej przez kontrolujących. W upoważnieniu tym zawarte są kluczowe informacje, w tym przedmiot i zakres kontroli. Twoim obowiązkiem jest zapewnienie kontrolującym odpowiednich warunków do pracy.

Gdzie odbywa się kontrola?

Standardowo kontrola przeprowadzana jest w siedzibie Twojej firmy lub w miejscu przechowywania dokumentacji – często jest to biuro rachunkowe. W niektórych przypadkach, np. w jednoosobowych działalnościach gospodarczych, może ona odbywać się także w lokalu mieszkalnym, jeśli tam przechowywana jest dokumentacja.

Jakie dokumenty musisz udostępnić?

Urzędnicy mają prawo żądać wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Do najczęściej sprawdzanych należą:

• Księgi rachunkowe lub podatkowa księga przychodów i rozchodów.
• Faktury (sprzedażowe i zakupowe).
• Deklaracje podatkowe (PIT, VAT, CIT).
• Raporty z kas fiskalnych.
• Wyciągi bankowe.
• Dokumenty dotyczące rozliczeń z pracownikami (listy płac, umowy o pracę).
• Pliki JPK.

Kontrola może sięgać nawet 5 lat wstecz, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Pamiętaj, że jeśli posiadasz dokumenty w języku obcym, kontrolujący mogą zażądać ich przetłumaczenia na język polski.

Ile może trwać kontrola?

Czas trwania kontroli jest ograniczony przepisami Prawa Przedsiębiorców i zależy od wielkości Twojej firmy:

• Mikroprzedsiębiorcy: do 12 dni roboczych w jednym roku kalendarzowym.
• Mali przedsiębiorcy: do 18 dni roboczych.
• Średni przedsiębiorcy: do 24 dni roboczych.
• Pozostali przedsiębiorcy: do 48 dni roboczych.

W przypadku kontroli celno-skarbowej termin ten wynosi zazwyczaj 3 miesiące, ale może zostać przedłużony. O każdym przedłużeniu organ powinien Cię pisemnie poinformować.

Twoje prawa i obowiązki podczas kontroli

Znajomość swoich praw i obowiązków to podstawa. Dzięki niej unikniesz niepotrzebnego stresu i zapewnisz sobie komfort psychiczny.

Prawa przedsiębiorcy – poczuj się pewniej

• Prawo do zawiadomienia: Zazwyczaj musisz być zawiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli.
• Prawo do udziału: Masz prawo do aktywnego uczestnictwa w czynnościach kontrolnych, w tym do obecności przy sporządzaniu dowodów. Możesz również działać przez pełnomocnika.
• Prawo do złożenia korekty: Możesz złożyć korektę deklaracji przed rozpoczęciem kontroli, a w przypadku kontroli podatkowej, także w ciągu 14 dni od doręczenia protokołu kontroli.
• Prawo do zastrzeżeń: Po otrzymaniu protokołu kontroli masz 14 dni na złożenie zastrzeżeń lub wyjaśnień do jego ustaleń.
• Prawo do odszkodowania: Jeśli poniesiesz szkodę w wyniku kontroli przeprowadzonej z naruszeniem przepisów, masz prawo domagać się odszkodowania.
• Prawo do odmowy: Nie masz obowiązku udostępniać dokumentów niezwiązanych z przedmiotem kontroli.

Obowiązki – co musisz zapewnić kontrolującym?

• Prowadzenie książki kontroli: Jest to dokument, w którym zapisuje się informacje o wszystkich kontrolach przeprowadzanych w firmie.
• Udostępnianie dokumentów: Musisz udostępnić wszystkie żądane dokumenty związane z przedmiotem kontroli.
• Udzielanie wyjaśnień: Masz obowiązek udzielić wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.
• Zapewnienie warunków do pracy: Musisz zapewnić kontrolującym odpowiednie miejsce i warunki do pracy.
• Tłumaczenie dokumentów: Na żądanie organu musisz przedstawić tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym.

Co dzieje się po zakończeniu kontroli?

Zakończenie kontroli nie zawsze oznacza koniec Twoich interakcji z urzędem skarbowym. W zależności od ustaleń mogą nastąpić kolejne kroki.

Protokół kontroli i Twoje zastrzeżenia

Kontrola podatkowa kończy się doręczeniem protokołu kontroli. To dokument podsumowujący wszystkie ustalenia i ewentualne nieprawidłowości. Od dnia doręczenia protokołu masz 14 dni na złożenie do niego zastrzeżeń lub wyjaśnień. Kontrolujący mają obowiązek rozpatrzyć Twoje uwagi i pisemnie ustosunkować się do nich w ciągu 14 dni.

Kiedy kontrola zmienia się w postępowanie podatkowe?

Jeśli w protokole zostaną stwierdzone nieprawidłowości, a Ty nie złożysz korekty deklaracji uwzględniającej te ustalenia, urząd skarbowy może wszcząć postępowanie podatkowe. Celem postępowania podatkowego jest już konkretne określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Postępowanie to powinno zostać wszczęte w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli.

Kluczowe kroki, by przygotować się na kontrolę

Chociaż kontrola skarbowa zawsze będzie budzić emocje, możesz znacznie zmniejszyć stres i ryzyko nieprawidłowości, odpowiednio się przygotowując. Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Systematyzuj dokumentację: Dbaj o porządek w fakturach, umowach, wyciągach bankowych i innych dokumentach księgowych. Kompletna i uporządkowana dokumentacja to podstawa.
• Sprawdzaj zgodność: Regularnie weryfikuj zgodność kosztów i przychodów z deklaracjami podatkowymi.
• Archiwizuj elektronicznie: Zabezpieczaj maile, potwierdzenia przelewów i inne elektroniczne dowody transakcji.
• Korzystaj z profesjonalnego wsparcia: Dobry księgowy lub doradca podatkowy to Twój sojusznik. Pomoże w przygotowaniach, a nawet może reprezentować Cię podczas kontroli.
• Bądź na bieżąco z przepisami: Zmiany w prawie podatkowym są częste. Śledzenie ich to klucz do uniknięcia błędów.
• Wiedz, co robić w przypadku donosu: Czasem kontrola może wynikać z donosu. Choć to nieprzyjemne, znajomość procedur pozwoli Ci zachować spokój.

Twoja finansowa tarcza ochronna – co dalej?

Kontrola skarbowa to nie koniec świata, ale element prowadzenia działalności gospodarczej. Traktuj ją jako test Twojej rzetelności i organizacji. Odpowiednie przygotowanie, znajomość swoich praw i obowiązków, a także profesjonalne wsparcie, to Twoja finansowa tarcza ochronna. Pamiętaj, że proaktywna postawa i dbałość o szczegóły na co dzień to najlepsza recepta na spokojny sen, niezależnie od tego, kiedy urząd skarbowy zdecyduje się na wizytę.

FAQ – najczęściej zadawane pytania