Jak zawiesić działalność gospodarczą?

Czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się nad przerwą? Czasem życie, rynek czy osobiste plany wymagają, by na chwilę „nacisnąć pauzę”. Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz od razu zamykać swojej firmy. Polskie przepisy oferują elastyczne rozwiązanie – zawieszenie działalności gospodarczej. To idealna opcja, by przeczekać trudniejszy okres, zająć się sprawami osobistymi czy przemyśleć strategię, nie tracąc przy tym dotychczasowego dorobku. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez cały proces krok po kroku, wyjaśniając, co zyskujesz i o czym musisz pamiętać.

Dlaczego zawieszenie działalności może być strzałem w dziesiątkę?

Powodów, dla których przedsiębiorcy decydują się na tymczasowe wstrzymanie swojej aktywności, jest wiele. Może to być dłuższy urlop, choroba, urlop macierzyński czy wychowawczy. Czasem to kwestia sezonowości biznesu, a innym razem po prostu chęć zredukowania kosztów w obliczu spadku zamówień lub konieczność przetestowania nowego pomysłu bez ryzyka całkowitej likwidacji firmy.

• Oddech od kosztów: Zawieszenie działalności to przede wszystkim brak obowiązku opłacania składek ZUS (społecznych, zdrowotnej, Funduszu Pracy) oraz zaliczek na podatek dochodowy za pełne miesiące zawieszenia. To realna ulga dla Twojego portfela w trudniejszym okresie.
• Swoboda i elastyczność: Masz czas na rozwój osobisty, naukę, opiekę nad rodziną czy po prostu zasłużony odpoczynek, bez presji związanej z bieżącym prowadzeniem biznesu.
• Zabezpieczenie przyszłości: Twoja firma nadal istnieje w rejestrach, co ułatwia jej ponowne uruchomienie, gdy tylko poczujesz, że to właściwy moment. Nie musisz przechodzić przez cały proces rejestracji od nowa.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą i na jak długo?

Z możliwości zawieszenia działalności gospodarczej mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników na umowę o pracę. Istnieją jednak wyjątki – możesz zawiesić działalność, nawet jeśli zatrudniasz pracowników przebywających na urlopach: macierzyńskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskim, wychowawczym lub opiekuńczym, o ile nie łączą oni korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Jeśli zatrudniasz osoby na umowę zlecenie lub o dzieło, nie musisz ich zwalniać, aby zawiesić działalność.

Okres zawieszenia – elastyczność przede wszystkim

Działalność gospodarczą możesz zawiesić na:

• Minimalnie 30 dni: To najkrótszy możliwy okres zawieszenia. Wyjątkiem jest luty – jeśli zawieszasz działalność na cały ten miesiąc, to nawet jeśli ma on 28 lub 29 dni, będzie to traktowane jako spełnienie minimalnego okresu.
• Dowolnie długo (bezterminowo): Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), nie masz narzuconego maksymalnego limitu czasowego zawieszenia. To ogromna wygoda!
• Maksymalnie 24 miesiące: W przypadku przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), maksymalny okres zawieszenia wynosi 24 miesiące.

Nie musisz podawać przyczyny zawieszenia – to Twoja swobodna decyzja. Data rozpoczęcia zawieszenia może być wcześniejsza, taka sama lub późniejsza niż data złożenia wniosku.

Jak zawiesić działalność gospodarczą krok po kroku?

Cały proces jest prosty i co najważniejsze – bezpłatny. Najłatwiej zrobić to online, bez wychodzenia z domu.

Zgłoszenie zawieszenia w CEIDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to kluczowe miejsce, gdzie załatwisz wszystkie formalności. Pamiętaj, że zgłoszenie zawieszenia w CEIDG automatycznie przekazywane jest do ZUS, Urzędu Skarbowego i GUS, więc nie musisz informować tych instytucji osobno.

Krok 1: Zaloguj się do Biznes.gov.pl

Wejdź na stronę Biznes.gov.pl. Zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej. To Twój klucz do załatwienia sprawy online.

Krok 2: Wypełnij wniosek o zmianę wpisu

Po zalogowaniu poszukaj opcji „Zmień dane w CEIDG” lub „Aktualizuj dane firmy”. System poprowadzi Cię do wniosku CEIDG-1. W odpowiedniej sekcji zaznacz, że chcesz zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej.

Krok 3: Określ datę i okres zawieszenia

We wniosku wskaż datę, od której działalność ma zostać zawieszona. Możesz również podać datę wznowienia, jeśli wiesz, kiedy chcesz wrócić do prowadzenia biznesu – wtedy firma zostanie automatycznie odwieszona. Jeśli nie podasz daty wznowienia, działalność będzie zawieszona na czas nieokreślony, a Ty będziesz musiał złożyć osobny wniosek o wznowienie w przyszłości.

Krok 4: Wyślij wniosek

Po upewnieniu się, że wszystkie dane są poprawne, zatwierdź i wyślij wniosek. Otrzymasz potwierdzenie na wskazany adres e-mail. Gotowe! Twoja firma jest zawieszona.

Możesz również złożyć wniosek osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, a także wysłać go listem poleconym (w tym przypadku podpis musi być notarialnie poświadczony).

Co z ZUS i Urzędem Skarbowym podczas zawieszenia?

To jedna z największych korzyści zawieszenia działalności – redukcja obowiązków i kosztów wobec tych instytucji.

Składki ZUS

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, nie musisz opłacać składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) ani składki zdrowotnej. ZUS automatycznie wyrejestruje Cię jako płatnika składek na podstawie danych z CEIDG, sporządzając odpowiednie formularze (ZUS ZWPA, ZWUA, ZCNA).

Ważne: Okres zawieszenia nie przerywa biegu ulg, takich jak „Ulga na start” czy „Mały ZUS”. Oznacza to, że jeśli skorzystałeś z którejś z tych ulg i zawiesisz działalność, czas zawieszenia wlicza się do łącznego okresu trwania ulgi.

Podatki

W okresie zawieszenia nie masz obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy (PIT) ani ryczałtu czy karty podatkowej, jeśli z nich korzystałeś.

Jeśli chodzi o podatek VAT, zasady są nieco bardziej złożone:

• Nie musisz składać deklaracji JPK_V7 (VAT) za pełne okresy rozliczeniowe, w których działalność była zawieszona.
• Jeśli zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca lub kwartału, za ten niepełny okres musisz złożyć deklarację VAT.
• Jeżeli w okresie zawieszenia nadal wykonujesz czynności opodatkowane VAT (np. wynajmujesz nieruchomość firmy lub sprzedajesz środki trwałe), masz obowiązek poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego i nadal składać deklaracje VAT za te okresy.
• W przypadku nieprzerwanego zawieszenia działalności przez 6 miesięcy, naczelnik urzędu skarbowego może wykreślić Cię z rejestru czynnych podatników VAT.

Co dalej po zawieszeniu działalności? Twoje prawa i obowiązki

Zawieszenie to nie całkowite zamrożenie firmy. Nadal masz pewne prawa i obowiązki.

Co możesz robić w okresie zawieszenia?

• Wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (np. opłacać czynsz za biuro, leasing za sprzęt).
• Przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia.
• Sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie firmy.
• Uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z Twoją działalnością prowadzoną przed zawieszeniem.
• Zostaniesz poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców.
• Masz obowiązek prowadzić księgowość (np. ewidencję środków trwałych, jeśli je posiadasz), składać roczne sprawozdania finansowe (jeśli jesteś do tego zobowiązany) oraz opłacać należności publicznoprawne (np. podatek od nieruchomości, opłaty środowiskowe).

Czego kategorycznie nie wolno robić?

W okresie zawieszenia nie możesz:

• Wykonywać działalności gospodarczej.
• Osiągać bieżących przychodów z prowadzonej działalności (wyjątkiem jest np. sprzedaż środków trwałych, którą wymieniono wyżej).

Wznowienie działalności – powrót do gry

Gdy zdecydujesz się wrócić do aktywności:

• Jeśli we wniosku o zawieszenie wskazałeś datę wznowienia, działalność zostanie automatycznie wznowiona w tym dniu. Nie musisz składać żadnych dodatkowych dokumentów.
• Jeśli zawiesiłeś działalność na czas nieokreślony, musisz złożyć osobny wniosek o wznowienie w CEIDG. Możesz to zrobić online, logując się na Biznes.gov.pl. Wniosek możesz złożyć przed, w dniu lub po planowanej dacie wznowienia.
• Po wznowieniu działalności wracasz do wszystkich obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych, takich jak przed zawieszeniem.

Lądowanie miękkie: Twoja firma na wakacjach

Zawieszenie działalności gospodarczej to nie rezygnacja z marzeń o własnym biznesie, a jedynie inteligentne wykorzystanie dostępnych narzędzi prawnych. To „miękkie lądowanie”, które pozwala Ci na elastyczne zarządzanie firmą w dynamicznym świecie. Pamiętaj, że jest to rozwiązanie bezpłatne i relatywnie proste do przeprowadzenia, dające Ci przestrzeń na regenerację, przemyślenia czy rozwiązywanie osobistych wyzwań, bez obciążenia bieżącymi kosztami i formalnościami. Gdy poczujesz się gotowy, Twoja firma będzie czekać, byś mógł z impetem wrócić do działania.

FAQ – najczęściej zadawane pytania