Jakie są zasady pracy zdalnej w Polsce?

Praca zdalna w Polsce: Kompleksowy przewodnik po obowiązujących zasadach

Marzysz o elastyczności i możliwości pracy z dowolnego zakątka Polski (a może i świata)? Praca zdalna to dla wielu spełnienie zawodowych marzeń, ale wiąże się z konkretnymi zasadami, które uregulowano w polskim Kodeksie Pracy. Od 7 kwietnia 2023 roku przepisy te są jasne i precyzyjne, zastępując dawne, często tymczasowe regulacje. Jeśli zastanawiasz się, jakie prawa i obowiązki masz jako pracownik zdalny lub co jako pracodawca musisz zapewnić swoim zdalnym pracownikom, ten artykuł jest dla Ciebie! Omijamy prawniczy żargon, aby przedstawić Ci wszystko w przystępny i zrozumiały sposób.

Co mówi prawo? Podstawy prawne pracy zdalnej w Polsce

Definicja pracy zdalnej jest teraz klarowna: to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (może to być jego adres zamieszkania) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Co ważne, do komunikacji i przekazywania efektów pracy wykorzystuje się środki porozumiewania się na odległość.

Wyróżniamy trzy główne rodzaje pracy zdalnej:

• Praca zdalna całkowita: Całość obowiązków wykonujesz poza biurem.
• Praca zdalna hybrydowa: Łączysz pracę z domu z dniami spędzanymi w biurze.
• Praca zdalna okazjonalna: O której opowiemy więcej poniżej, to elastyczna forma do 24 dni w roku.

Decyzja o pracy zdalnej może zapaść na dwa sposoby: albo już przy podpisywaniu umowy o pracę, albo w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku nie jest nawet wymagana forma pisemna aneksu, choć dla jasności zawsze warto zadbać o dokumentację.

Kiedy pracodawca może „kazać” Ci pracować zdalnie?

Zazwyczaj praca zdalna wymaga zgody obu stron. Istnieją jednak wyjątkowe sytuacje, gdy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej. Dzieje się tak w okresach stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu, a także w przypadku siły wyższej, która uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu.

Czy pracownik może wymusić pracę zdalną?

Wniosek pracownika o pracę zdalną jest dla pracodawcy zazwyczaj wiążący, chyba że jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy lub organizację firmy. Są jednak grupy pracowników, których wnioski są traktowane priorytetowo – np. rodzice dzieci z niepełnosprawnościami. Pracodawca ma 7 dni roboczych na poinformowanie o ewentualnej odmowie.

Obowiązki pracodawcy – na co musi przygotować się firma?

Wprowadzenie pracy zdalnej to nie tylko kwestia organizacji, ale i szereg obowiązków po stronie firmy. Kluczowe zasady wykonywania pracy zdalnej muszą być uregulowane w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub w wewnętrznym regulaminie.

Do najważniejszych zadań pracodawcy należą:

• Zapewnienie sprzętu i materiałów: Firma ma obowiązek dostarczyć pracownikowi narzędzia pracy (np. laptop, monitor), materiały, a także zapewnić ich instalację, serwis i konserwację.
• Pokrycie kosztów: To jeden z najważniejszych punktów! Pracodawca musi pokryć koszty związane z energią elektryczną i usługami telekomunikacyjnymi (internet). Może to być zwrot faktycznych wydatków (ekwiwalent) lub stała kwota (ryczałt). Dodatkowo, jeśli określono to w regulaminie, firma pokrywa inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną.
• Szkolenia i wsparcie techniczne: Pracownik zdalny musi mieć zapewniony dostęp do szkoleń oraz pomoc techniczną.
• Równe traktowanie: Pracownik zdalny nie może być dyskryminowany. Ma prawo do kontaktu z innymi pracownikami, dostępu do pomieszczeń firmy i świadczeń socjalnych na tych samych zasadach co osoby pracujące stacjonarnie.

Koszty pracy zdalnej – kto za co płaci?

Kwestia finansowa bywa najbardziej złożona. Jak już wspomnieliśmy, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej i internetu, a także zapewnić narzędzia pracy. Co, jeśli używasz własnego laptopa czy telefonu? Wtedy przysługuje Ci ekwiwalent pieniężny, którego wysokość powinna być ustalona z pracodawcą.

Ryczałt czy ekwiwalent – co wybrać?

Pracodawca ma do wyboru dwie formy rozliczenia kosztów:

• Ekwiwalent: Jest to zwrot rzeczywistych, udokumentowanych wydatków pracownika (np. na podstawie faktur za prąd czy internet).
• Ryczałt: To stała, miesięczna kwota, która odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Wysokość ryczałtu ustala się, biorąc pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi, ceny rynkowe czy zużycie energii.

Warto wiedzieć, że kwoty ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu pracownika, co oznacza, że nie są opodatkowane ani oskładkowane.

Bezpieczeństwo i Higiena Pracy (BHP) w pracy zdalnej – czy to możliwe?

Tak, BHP w pracy zdalnej jest absolutnie kluczowe i uregulowane prawnie. Pracodawca ma obowiązek:

• Opracować ocenę ryzyka zawodowego: Może to być ogólna ocena dla grup stanowisk pracy zdalnej.
• Sporządzić informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej: Dokument ten powinien zawierać wskazówki dotyczące organizacji stanowiska pracy (ergonomia!), bezpiecznego wykonywania obowiązków, postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz czynności po zakończeniu pracy.

Jako pracownik musisz potwierdzić, że zapoznałeś się z tą informacją i że Twoje miejsce pracy zdalnej spełnia wymagania BHP. Jeśli warunki ulegną zmianie, masz obowiązek poinformować o tym pracodawcę.

Kontrola stanowiska pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę warunków pracy zdalnej w Twoim miejscu zamieszkania. Jednakże, musi to odbyć się po wcześniejszym uzgodnieniu z Tobą i w godzinach Twojej pracy. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani innych domowników.

Pamiętaj, że niektóre prace ze względu na swój charakter (np. szczególnie niebezpieczne, z czynnikami chemicznymi) nie mogą być wykonywane zdalnie.

Okazjonalna praca zdalna – elastyczność bez formalności?

Obok stałej i hybrydowej pracy zdalnej, Kodeks Pracy przewiduje również elastyczną formę, jaką jest praca zdalna okazjonalna. Czym się różni?

• Limit dni: Możesz z niej skorzystać maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym.
• Wniosek: Zawsze odbywa się na Twój wniosek, a pracodawca nie ma obowiązku go uwzględnić.
• Mniej formalności: W przypadku pracy okazjonalnej pracodawca nie musi zapewniać Ci narzędzi ani pokrywać kosztów związanych z jej wykonywaniem (np. za prąd czy internet).

Nawet przy pracy okazjonalnej pracodawca nadal ma obowiązek przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego i przekazać Ci zasady bezpiecznego wykonywania pracy.

Twoja zdalna przyszłość: Co musisz zapamiętać?

Praca zdalna to świetna opcja, która oferuje wiele swobody, ale wymaga świadomości praw i obowiązków. Nowe przepisy Kodeksu Pracy jasno określają, co należy się Tobie jako pracownikowi i czego wymaga się od pracodawcy. Kluczowe jest porozumienie i jasne ustalenie zasad – czy to w regulaminie, czy w indywidualnym uzgodnieniu. Pamiętaj o swoich prawach do odpowiedniego sprzętu, zwrotu kosztów i bezpiecznych warunków pracy. Dzięki temu Twoja zdalna przygoda będzie nie tylko efektywna, ale i zgodna z prawem!

FAQ – najczęściej zadawane pytania