Kiedy firma może żądać zapłaty po upływie terminu faktury?

Prowadzenie biznesu w Polsce, choć ekscytujące i pełne wyzwań, ma też swoje ciemne strony. Jedną z nich są niestety opóźnienia w płatnościach. Chyba każdy przedsiębiorca zna to uczucie, gdy termin zapłaty faktury minął, a na koncie bankowym wciąż brakuje spodziewanych środków. To frustrujące i potrafi poważnie zachwiać płynnością finansową. Ale spokojnie, nie jesteś sam! Prawo przewiduje szereg mechanizmów, które pomogą Ci odzyskać należności. Dziś przyjrzymy się dokładnie, kiedy i w jaki sposób możesz skutecznie domagać się zapłaty, nawet długo po upływie pierwotnego terminu.

Kiedy faktura staje się przeterminowana?

Zanim zagłębimy się w zawiłości prawne, warto rozróżnić dwa kluczowe pojęcia: faktura przeterminowana a faktura przedawniona. To nie to samo! Faktura staje się przeterminowana w momencie, gdy upłynie wskazany na niej termin płatności, a dłużnik nie ureguluje zobowiązania. Od tego momentu możesz zacząć dochodzić swoich roszczeń. Faktura przedawniona to z kolei taka, dla której upłynął już prawnie określony czas, po którym dłużnik może uchylić się od zapłaty długu w drodze sądowej. To bardzo ważna różnica, bo przeterminowana faktura to sygnał do działania, natomiast przedawniona faktura znacząco utrudnia, choć nie zawsze uniemożliwia, odzyskanie pieniędzy.

Co prawo mówi o spóźnionych płatnościach? Podstawy prawne

Kodeks Cywilny – ogólne zasady

Podstawą prawną dla dochodzenia roszczeń z tytułu niezapłaconych faktur jest przede wszystkim Kodeks Cywilny. Artykuł 481 § 1 i 2 Kodeksu Cywilnego stanowi, że jeśli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody i nawet jeśli opóźnienie było wynikiem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. Jeśli stopa odsetek nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych.

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych

W przypadku transakcji między przedsiębiorcami (B2B) oraz między przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi, zastosowanie ma specjalna regulacja – Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (UOPTUH), często nazywana ustawą o terminach zapłaty. Jej celem jest walka z zatorami płatniczymi i dyscyplinowanie kontrahentów.

• Terminy zapłaty: Ustawa ta co do zasady ogranicza maksymalny termin płatności w transakcjach handlowych do 60 dni, liczonych od dnia doręczenia faktury (lub rachunku), potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi. W transakcjach, gdzie dłużnikiem jest podmiot publiczny (niebędący podmiotem leczniczym), termin ten nie może przekraczać 30 dni. Możliwe jest ustalenie dłuższego terminu niż 60 dni, ale tylko pod warunkiem, że takie ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela.
• Automatyczne odsetki: Co istotne, w transakcjach handlowych odsetki ustawowe za opóźnienie przysługują wierzycielowi automatycznie, bez dodatkowego wezwania, jeśli tylko spełnił swoje świadczenie, a dłużnik nie zapłacił w terminie. Są to tzw. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a ich wysokość różni się od tych z Kodeksu Cywilnego. W przypadku, gdy dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, wysokość odsetek to suma stopy referencyjnej NBP oraz 10 punktów procentowych. Jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, stawka wynosi sumę stopy referencyjnej NBP oraz 8 punktów procentowych. Odsetki naliczane są od dnia następującego po upływie terminu płatności.
• Ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności: UOPTUH przewiduje również prawo wierzyciela do ryczałtowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Przysługuje ona wierzycielowi bez konieczności wysyłania wezwania do zapłaty, z chwilą upływu terminu płatności. Wysokość rekompensaty zależy od wartości świadczenia pieniężnego i wynosi:
  • 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 zł,
  • 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5 000 zł i wynosi maksymalnie 49 999 zł,
  • 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 zł.

  Wierzyciel nie musi wykazywać, że faktycznie poniósł te koszty, a rekompensata ma funkcję kompensacyjną i represyjną. Co więcej, jeśli rzeczywiste koszty odzyskiwania należności przekroczą kwotę ryczałtową, wierzyciel może domagać się zwrotu tej nadwyżki w uzasadnionej wysokości.

Jakie kroki może podjąć firma, gdy płatność się spóźnia?

Pierwsze kroki: przypomnienia i wezwanie do zapłaty

Gdy termin płatności minie, najważniejsze to działać szybko, ale z rozwagą. Zazwyczaj pierwszym krokiem powinno być przypomnienie o płatności. Czasem to po prostu zwykłe przeoczenie ze strony kontrahenta. Możesz wysłać uprzejmy e-mail lub zadzwonić. Ważne, aby komunikacja była profesjonalna i rzeczowa.

Jeśli przypomnienia nie skutkują, należy wystosować formalne wezwanie do zapłaty. Przepisy nie regulują dokładnie, kiedy wysłać takie wezwanie, ale im szybciej, tym lepiej. Pismo powinno zawierać:

• Datę i miejsce sporządzenia.
• Dokładne określenie wierzyciela i dłużnika.
• Precyzyjną kwotę zaległości, numer faktury i datę wymagalności.
• Termin, do którego dłużnik ma uregulować należność.
• Informację o naliczaniu odsetek za opóźnienie (wartość odsetek można również podać).
• Informację o przysługującej rekompensacie za koszty odzyskiwania należności.
• Ostrzeżenie o konsekwencjach dalszej zwłoki, np. skierowaniu sprawy na drogę sądową.

Zawsze wysyłaj wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru – to ważny dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym.

Naliczanie odsetek za opóźnienie

Jak wspomniano, prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługuje wierzycielowi automatycznie po upływie terminu płatności, bez konieczności dodatkowego wezwania. Wysokość tych odsetek jest zmienna i zależy od stopy referencyjnej NBP. Pamiętaj, aby zawsze stosować właściwą stawkę (dla podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi lub dla pozostałych transakcji handlowych).

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Wierzycielowi, oprócz odsetek, przysługuje również ryczałtowa rekompensata w wysokości 40, 70 lub 100 euro, w zależności od kwoty długu. Prawo do niej powstaje w dniu upływu terminu płatności i nie wymaga wezwania do zapłaty. Jest to istotne wsparcie dla przedsiębiorców, które ma pokryć choć część kosztów związanych z odzyskaniem należności. Nawet kilkudniowe opóźnienie w zapłacie, czy niska kwota długu nie mogą być powodem do oddalenia roszczenia o rekompensatę. Jeśli koszty windykacji przewyższą kwotę rekompensaty, można domagać się zwrotu tych dodatkowych, uzasadnionych wydatków.

Droga sądowa i egzekucja

Jeśli polubowne próby odzyskania długu nie przynoszą rezultatu, ostatnim, ale często niezbędnym krokiem jest skierowanie sprawy na drogę sądową. Wniesienie pozwu o zapłatę może przerwać bieg przedawnienia roszczenia. Po uzyskaniu korzystnego wyroku lub nakazu zapłaty, opatrzonego klauzulą wykonalności, sprawę można przekazać komornikowi sądowemu, który rozpocznie egzekucję z majątku dłużnika. Choć postępowanie sądowe może być czasochłonne (średnio dwa lata) i wiąże się z kosztami, to często jedyna skuteczna droga do odzyskania pieniędzy.

Przedawnienie roszczeń z faktury – o czym musisz pamiętać?

Jak już wspomniano, przeterminowana faktura to nie to samo co przedawniona. Przedawnienie roszczenia oznacza, że po upływie określonego czasu dłużnik może uchylić się od jego spełnienia na drodze przymusu państwowego, czyli sądowego. Termin przedawnienia liczy się od dnia wymagalności roszczenia, czyli zazwyczaj od dnia następnego po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze.

Terminy przedawnienia w Polsce są różne i zależą od rodzaju roszczenia:

• 3 lata: dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (między przedsiębiorcami) oraz roszczeń o świadczenia okresowe (np. czynsz).
• 2 lata: dla roszczeń z tytułu sprzedaży dokonanej w ramach działalności przedsiębiorstwa, roszczeń z umowy o dzieło, umowy zlecenia oraz świadczenia usług.
• 1 rok: dla roszczeń z tytułu umów przewozu, spedycji oraz przedwstępnej umowy sprzedaży.
• 6 lat: ogólny termin przedawnienia dla roszczeń niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Warto pamiętać, że terminów przedawnienia nie można skracać ani wydłużać umownie. Roszczenie przedawnione nie znika, ale dłużnik może odmówić jego zapłaty. W przypadku dłużnika będącego konsumentem, sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu. Natomiast w relacjach między przedsiębiorcami, dłużnik musi podnieść zarzut przedawnienia – jeśli tego nie zrobi, sąd może orzec na korzyść wierzyciela, pomimo przedawnienia roszczenia.

Bieg terminu przedawnienia może zostać przerwany przez podjęcie określonych działań, co oznacza, że po przerwaniu zaczyna biec od nowa. Do działań przerywających bieg przedawnienia należą:

• Wszelkie czynności przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń (np. wniesienie pozwu, wniosku o egzekucję, czy mediacje).
• Uznanie roszczenia przez dłużnika (np. prośba o rozłożenie na raty).
• Dobrowolna wpłata dłużnika na poczet zobowiązania.

Skuteczne zarządzanie płatnościami: Twój plan działania

Nieterminowe płatności to wyzwanie, ale nie wyrok. Znając swoje prawa i działając metodycznie, możesz znacząco zwiększyć szanse na odzyskanie należności i utrzymanie płynności finansowej firmy. Pamiętaj, że kluczem jest szybka reakcja i konsekwencja.

• Działaj prewencyjnie: Zawsze zawieraj jasne umowy, precyzyjnie określając terminy płatności. Rozważ sprawdzanie reputacji płatniczej kontrahentów przed nawiązaniem współpracy.
• Monitoruj terminy: Regularnie sprawdzaj status płatności i pilnuj terminów faktur. Im szybciej zauważysz opóźnienie, tym łatwiej będzie zareagować.
• Komunikuj się: W przypadku niewielkich opóźnień, zacznij od uprzejmego przypomnienia. Otwarta komunikacja często rozwiązuje problem na wczesnym etapie.
• Formalizuj działania: Jeśli przypomnienia nie skutkują, wysyłaj oficjalne wezwania do zapłaty. Pamiętaj o uwzględnieniu odsetek i rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
• Nie zwlekaj z drogą prawną: Jeśli inne metody zawiodą, nie obawiaj się podjęcia kroków sądowych. To profesjonalne i często jedyne skuteczne rozwiązanie, które chroni Twoje interesy.
• Pamiętaj o przedawnieniu: Bądź świadomy terminów przedawnienia roszczeń i podejmuj działania, które przerwą ich bieg.

Pamiętaj, Twoja firma zasługuje na terminowe płatności. Nie pozwól, aby nierzetelni kontrahenci podważali jej stabilność finansową. Uzbrojony w wiedzę i odpowiednie narzędzia, jesteś w stanie skutecznie chronić swoje interesy!

FAQ – najczęściej zadawane pytania